Introduzione

In questa guida vi illustreremo come fare l'attivazione del servizio attraverso il portale Cortex e le prime semplici operazioni eseguibili, come la creazione di una Cartella Condivisa (Team Folder) e gli utenti abilitati alla'utilizzo della stessa.

Prerequisiti

Per poter attivare il servizio vi è sufficiente possedere un account Partner sul portale Cortex di Cloudfire.

Per richiedere un account, visitate il nostro sito http://cloudfire.it oppure contattate il nostro reparto commerciale al numero che trovate sul sito.

Guida passo-passo


Attivazione del Servizio

Una volta eseguito l'accesso al portale Cortex spostatevi sulla dashboard del cliente a cui volete attivare il servizio Drive4Business, e cliccate sul tasto "ATTIVA ORA" in corrispondenza del servizio.


Nella schermata seguente, cliccate su "ATTIVA ORA" e compilate i dati richiesti:

Compilando questi campi creerete l'utente con ruolo di Tenant Admin del servizio, cioè l'utente che avrà la gestione completa del Drive del cliente.

Cliccando sul tasto "CONFERMA" in pochi secondi avrete a disposizione il vostro Drive.

Attivato il servizio vi troverete in questa schermata:

Qui avrete un sommario delle risorse utilizzate dal servizio e anche i link dove poter scaricare i client per i vari sistemi operativi.

I sistemi operativi supportati sono i seguenti:

  • Windows XP, Vista, 7, 8, 8.1, 10.
  • MacOS 13, 14, 15
  • Android dalla versione 4.4 in avanti
  • iOS 

Cliccando sul pulsante Gestisci ed inserendo le credenziali  accederete alla schermata di gestione del servizio.

Comprensione delle utenze:

Ogni utente creato su un Tenant Drive4Business (e quindi anche l'utente Tenant Admin appena creato) è dotato di uno spazio personale non visualizzabile da nessun altro utente.

Senza la creazione di una Team Folder, i file caricati dall'utente verranno visualizzati solo dall'utente stesso.

La prima schermata che visualizzerete all'accesso è quella di gestione dei file attraverso l'interfaccia web. Al primo accesso non visualizzerete nessuna cartella o file. 


In questa immagine d'esempio l'utente visualizza una cartella ed un file.

La cartella share-test è una Team Folder, cioè una cartella condivisa che sarà visualizzabile da tutti gli utenti che saranno configurati come Collaborators.

Il file Film HD.pdf invece è un file che sarà visualizzato solo dall'utente con cui si è effettuato l'accesso.

Questa schermata vi da la possibilità di caricare o scaricare file all'interno del vostro spazio personale o all'interno delle cartelle. INfatti cliccando con il tasto destro avrete la possibilità di eseguire una serie di operazioni.

Ovviamente tutte le cartelle sono navigabili.



Cliccando il tasto ingranaggio  in alto a destra passerete alla schermata di gestione del vostro Tenant Drive4Business


Da questa schermata vi sarà possibile creare gli Utenti che andranno ad utilizzare il servizio, le Team Folders che saranno le cartelle condivise e gestire le varie Policy del servizio.

Team Folder


Dalla schermata principale cliccate su Team Folders


Cliccando sul pulsante potrete creare la vostra Cartella Condivisa.


Espandere il Form Existing Tenant Storage e cliccare su Default Tenant Storage

Qui potrete inserire il nome della vostra Team Folder.

Lasciate selezionata l'opzione Create a team folder from scratch, per creare una nuova cartella.

Cliccando sul tasto  avrete accesso alla configurazione di alcune opzioni per la Team Folder:

  • Secure Data Room (Can be viewed only from the web portal): se abilitata la consultazione della Team Folder potrà essere fatta solo via Web e non tramite client.
  • Hide folders which users have no access permissions to: se abilitata gli utenti che non hanno i permessi per accedere alle sotto cartelle della Team folder non le potranno visualizzare.
  • Disable further sharing: se abilitata gli utenti non potranno condividere il contenuto delle cartelle.
  • Keep the last N versions of each file: specificare il numero di versioni dei file da mantenere.
  • Keep deleted files for N days: Specificare per quanti giorni mantenere i file eliminati.

    Se questi 2 ultimi valori vengono lasciati a 0 verranno applicati quelli di default del servizio cioè:

    Keep the last N versions of each file = 15 versioni.

    Keep deleted files for N days = 30 giorni.

  • Storage Quota (GB, 0-Unlimited): Limite di spazio massimo che può occupare la cartella.


Cliccate su Create.

Creata la cartella verrete mandati nella schermata dov'è possibile gestire tutti gli aspetti di questa cartella condivisa.




Con la cartella creata ora dovete creare gli utenti per l'utilizzo della stessa. 

Cliccando il alto a sinistra su Dashboard tornerete alla schermata principale.


Utenti


Dalla schermata principale cliccando su Users

accederete alla sezione di gestione degli Utenti.

Cliccando sul Create or Migrate user potrete aggiungere gli utenti:


  • Native User: Creazione di un singolo utente:

    Inserire Nome, Cognome, email (questa sarà l'utente per l'accesso al servizio) e quota

    La quota indica la quantità di spazio che l'utente potrà occupare al massimo. Se rimane settata su 0 significa che non vengono impostati limiti di spazio.

  • Batch create users: creazione massiva di utenti:

    il form di creazione massiva va compilato come indicato cioè:
    Nome, Cognome,email,quota(in GB);

    Fare attenzione a rispettare gli spazi e la punteggiatura.

  • Active Directory: importazioni degli utenti dalla vostra Active Directory, per utilizzare questa funzionalità consultare la guida Hybrid D4B.


Terminata la compilazione dei dati cliccate su Continue.

Nella schermata seguente potrete configurare i parametri di sicurezza per l'utenza appena creata.

  • Let system generate password (password will be sent via email): se abilitata la password dell'utente verrà generata dal sistema ed inviata alla mail indicata allo step precedente.
  • User must change password at next logon: se abilitata, l'utente dovrà cambiare la password al primo login al servizio.
  • Send welcome email to user after the user is created: se abilitata verrà mandata una mail di benvenuto alla mail indicata allo step precedente.


Cliccate su Continue.

Nella schermata successiva vi verrà chiesto se impostare l'utente che state creando come Collaborator di una Team Folder.


Fatto questo avrete terminato la configurazione degli utenti.

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